POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Avant de pouvoir créer ou valider un compte sur l’Intranet des Collaborateurs Helium et donc avant de pouvoir soumettre les informations nécessaire, vous devez lire et accepter cette Politique de Protection des Données à Caractère Personnel.
Par l’acceptation des Conditions Générales de Helium Care, vous acceptez expressément les dispositions ci-dessous relatives à la Politique de Protection des Données à Caractère Personnel de Helium Spider
- Introduction
Cette Politique de Protection des Données à Caractère Personnel (ci-après, la « Politique de Protection des Données ») s’applique aux services fournis par Hélium Spider SRL à l'aide du site web www.inspider.be ou in.heliumspider.be . Cette Politique de Protection des Données explique comment vos Données à Caractère Personnel sont collectées et utilisées dans le contexte de l’utilisation des services de Helium Spider, vos droits en tant que personne concernée et les mesures prises pour protéger vos Données à Caractère Personnel.
Helium Spider SRL est enregistrée à avenue Herrmann Debroux 54, 1160 Auderghem, Belgique, et inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0787.511.128. Helium Spider organise la mise en contact et la prise de rendez- vous entre patients et professionnels de la santé liés à Helium Care (technologues et radiologues) à l’aide de HeliumPrime, offrant ainsi la possibilité de réaliser des examens d’imagerie médicale qui auront lieu dans les locaux et avec le matériel des institutions hôtes.
Cette Politique de Protection des Données s’applique aux Utilisateurs radiologues et technologues liés à Helium Spider.
- Définitions
▪ Données à Caractère Personnel : Toute information qui permet de vous identifier, directement ou
indirectement.
▪ Données Concernant la Santé : Données à Caractère Personnel relative à la santé physique ou mentale d’une personne physique, incluant des données des prestations de services de soins de santé, susceptibles de révéler des informations sur l’état de santé de cette personne.
Dans le cadre de cette Politique de Protection des Données, les Données Concernant la Santé traitées concernent les Données Concernant la Santé transmises par l’utilisateur-patient lui-même.
▪ Traitement : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des Données à Caractère Personnel ou des ensembles de Données à Caractère Personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
▪ Responsable du Traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre;
▪ Sous-Traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable Traitement;
▪ Pseudonymisation : Le traitement de Données à Caractère Personnel de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, pour autant que ces informations supplémentaires soient conservées séparément et soumises à des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir que les Données à Caractère Personnel ne sont pas attribuées à une personne physique identifiée ou identifiable;
▪ Intranet des Colalborateurs Helium Spider : Helium Spider utilise un site Web faisant office d’Intranet virtuel, permettant de rassembler des documents, procédures et modes d’emploi utiles à l’exercice de leurs fonctions au sein des Institutions Hôtes.
▪ Institution Hôte: Helium Spider conclut des conventions avec des institutions hôtes, à savoir des hôpitaux, pour permettre l’organisations des rendez-vous entre des utilisateurs-patient et utilisateurs-radiologue/technologues afin de réaliser des examens d’imageries médicales dans les locaux et avec le matériel de l’Institution Hôte pendant les heures convenues entre Helium Spider et l’Institution Hôte.
- Conformité
Cette Politique de Protection des Données entend respecter le Règlement (UE) Général sur la Protection des Données 2016/679 et la législation belge applicable.
- Le traitement de vos données à caractère Personnel : finalité, collecte et utilisation de vos données à caractère personnel
Les Données à Caractère Personnel des utilisateurs traitées sur l’Intranet seront collectées et conservées de façon confidentielle et ne seront utilisées que dans la finalité prévue par cette Politique de Protection de Données.
Helium Spider est le Responsable du Traitement de toutes Données à Caractère Personnel traitées via l’Intranet pour les objectifs suivants :
- Assurer un accès authentifié et exclusif aux Documents internes de Helium Care, en s’assurant de la qualité de collaborateur Helium Spider de toute personne accédant à l’Intranet
- De façon optionnelle et sur consentement exprès de l’Utilisateur, enregistrer les actions desutilisateurs, notamment à des fins de gestion du site et de vérification de la diffusion des documents et procédures Helium Spider.
Les utilisateurs-radiologues/technologues liés à Helium Spider qui ont accès aux Données à Caractère Personnel des utilisateurs-patients traitent ces données exclusivement sous l’autorité et pour le compte de Helium Spider, conformément à l’art. 29 du RGPD.
- Les catégories des Données à Caractère Personnel collectées
Lors de l’utilisation de l’Intranet, les catégories des Données à Caractère Personnel suivantes sont
collectées :
- Données d’enregistrement sur l’Intranet Helium Spider
o les données d’identité permettant d’identifier l’utilisateur : le nom complet
o le consentement de l’utilisateur aux conditions générales et à cette Politique de Protection
des Données
o le nom d’utilisateur et le mot de passe choisis ou validés par l’utilisateur
o Les informations de contact : l’adresse e-mail de l’utilisateur
o Le nombre, les dates et heures des accès au site, l’adresse IP utilisée
- Enregistrement et modification du contenu de l’Intranet: lorsque les utilisateurs ont droit d’écriture et/ou de modification du contenu de l’Intranet, ces actions sont enregistrées et horodatées outre les modifications effectuées.
- Enregistrement optionnel des actions effectuées par l’utilisateur:
o Documents consultés
Les données d’enregistrement sont recueillies lorsque l’utilisateur s’enregistre sur l’Intranet en créant ou validant un compte, lui permettant d’utiliser les services de l’Intranet. Quand l’utilisateur aura terminé son utilisation des services de l’Intranet en mettant fin à son compte, ces données seront archivées à des fins de preuve pour une période de deux ans, suite à quoi elles seront détruites.
- données informatiques : données sur l’équipement informatique utilisé pour la navigation, adresse IP et cookies du navigateur.
- Traitement par les sous-traitants, fournisseurs de service et les employés
Pour soutenir ses activités, Helium Spider s’appuie sur des sous-traitants et fournisseurs de services, qui présentent des garanties suffisantes pour mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement de données réponde aux exigences du RGPD et assure la protection des droits des utilisateurs, y compris :
- fournisseurs de services ou de produits ou tout autre tiers avec lequel l’utilisateur est mis en
relation par l’intermédiaire de l’Intranet. Ces sous-traitant et fournisseurs de service ne sont pas autorisés à utiliser les Données à Caractère Personnel ou à les divulguer de quelque manière que ce soit, sauf selon les instructions de Helium Spider.
Les employés ou collaborateurs de Helium Spider ou de leurs sous-traitants et fournisseurs de services qui ont accès aux Données à Caractère Personnel sont contractuellement tenus de traiter ces données en conformité avec les protocoles de sécurité et normes strictes de confidentialité. L’accès interne aux Données à Caractère Personnel sera limité sur une base stricte au «besoin de savoir ». Seul le personnel autorisé, dont l’activité sera surveillée pour éviter toute utilisation abusive, pourra accéder aux données.
- Les Données à Caractère Personnel et leur partage
Helium Spider ne vend ni ne divulgue de quelque manière que ce soit les Données à Caractère Personnel qu’il recueille au sujet de l’utilisateur à des tiers, à l’exception de ce qui est prévu dans la présente Politique de Protection des Données (ci-dessus et ci-dessous).
Helium Spider ne partage les Données à Caractère Personnel que pour permettre l’exécution de tout service auquel l’utilisateur a consenti. Actuellement, aucun partage de données personnelles n’est nécessaire ni effectué.
Helium Spider se réserve également le droit de transférer les Données à Caractère Personnel traitées par Helium Spider lorsqu’Helium Spider vend ou transfère tout ou partie de son entreprise ou des actifs affectant les services. Si une telle vente ou un tel transfert devait se produire, Helium Spider veillera à ce que les Données à Caractère Personnel restent traitées de manière conforme à la présente Politique de Protection des Données.
- Vos droits à la Protection des Données à Caractère Personnel
8.1. Accès, rectification et portabilité des données
L’utilisateur peut exercer à tout moment son droit d’accès et de rectification de ses Données à Caractère Personnel qu’Helium Spider pourrait conserver en relation avec les services, conformément aux lois applicables en matière de protection des données et cette Politique de Protection des Données.
Helium Spider attire l’attention de l’utilisateur sur le fait que certains éléments de ses Données à Caractère Personnel peuvent être consultés et modifiés via l’interface de l’Intranet et à titre d’utilisateur en tout temps. Toutefois, étant donné que la sécurité des services dépend de l’intégrité des données d’identité de base, réaliser ces modifications de quelque manière que ce soit implique de passer par les étapes de l’inscription.
L’utilisateur aura également le droit à la portabilité de ses Données à Caractère Personnel conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
8.2. Effacement
L’utilisateur peut à tout moment exercer son droit à l’effacement de ses Données à Caractère Personnel conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Une fois que les données auront été supprimées, l’utilisateur ne pourra plus utiliser les services.
8.3. Opposition
Lors de l’utilisation de l’Intranet, l’utilisateur est invité à consentir à certaines activités de traitement de Données à Caractère Personnel. L’utilisateur aura le droit de retirer son consentement pour de telles activités à tout moment. Ce retrait n’affectera pas la légalité du traitement des Données à Caractère Personnel qui a déjà été effectué.
L’utilisateur note que le fait de s’opposer à un certain traitement peut toutefois influer sur son utilisation des services de Helium Spider car Helium Spider ne peut pas fournir ses services sans traiter les Données à Caractère Personnel nécessaires.
8.4. Exercice de vos droits ou plaintes
Vous pouvez exercer vos droits susmentionnés en envoyant une demande à cet égard avec une copie du recto de votre carte d’identité, passeport ou toute autre preuve d’identité vers l’adresse suivante : privacy@heliumcare.be ou par écrit à Helium Spider, Avenue Herrmann Debroux 54, 1160 Auderghem
Veuillez noter s’il vous plaît qu’Helium Spider pourrait être obligé, en vertu de la loi ou pour des raisons légitimes, de refuser votre requête.
Si vous considérez qu’Helium Spider n’a pas traité vos Données à Caractère Personnel conformément à la législation applicable, vous pouvez déposer une plainte à l’Autorité de Protection des Données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be).
- Informations que Vous Partagez avec des Tiers
Cette Politique de Protection des Données ne s'applique qu'aux informations que Helium Spider recueille par l'intermédiaire de l’Intranet et dans les courriels, textes et autres communications électroniques établis par Helium Spider ou en relation avec celle-ci. Cette Politique de Protection de Données ne s'applique pas aux informations recueillies par des tiers. Lorsque vous cliquez sur les liens sur l’Intranet Helium Spider, vous pouvez quitter l’Intranet. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité des autres plateformes, et nous vous encourageons à lire leurs déclarations de confidentialité.
- Securité et stockage des Données à Caractère Personnel
Helium Spider maintient des garanties techniques et physiques appropriées afin de protéger les Données à Caractère Personnel contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, la modification non autorisée, la divulgation ou l’accès non autorisé, l’utilisation abusive et toute autre forme illégale de traitement des Données à Caractère Personnel.
Les mesures de sécurité que nous adoptons dépendent des différents types d’informations collectées et conservées. Lorsque vous fournissez des Données à Caractère Personnel en ligne, nous utilisons les standards du marché pour le cryptage sur internet pour mieux protéger les données que vous avez fournies. Ce cryptage internet standard rend les données illisibles lorsqu’elles passent de votre appareil à notre serveur. Les informations sont conservées dans les serveurs de notre sous-traitant OVH, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France. OVH utilise des serveurs sécurisés, localisés à Gravelines, France.
Les databases de Helium Spider et de l’Intranet sont hébergés de manière centralisée par Helium Spider à l'aide d'un fournisseur de services sécurisé situé à Gravelines, en France. A l'avenir, nous pourrions décider d'héberger les données chez un autre fournisseur de services situé ailleurs dans l'Union Européenne. Aucune donnée personnelle ne sera conservée en dehors du territoire de l’Union Européenne.
En cas de violation des Données à Caractère Personnel, Helium Spider prendra toutes les mesures raisonnables nécessaires pour remédier à la violation des Données à Caractère Personnel existante, pour prévenir toute récurrence d'une violation des Données à Caractère Personnel et pour atténuer l'impact d'un tel incident.
- Transfert des Données à Caractère Personnel
Helium Spider ne transfère aucune Donnée à Caractère Personnel de l’utilisateur en dehors de l’Union Européenne, ni de quelque manière autre que ce soit non spécifiée ci-dessus.
- Modification de cette Politique de Protection des Données
La présente Politique de Protection des Données peut être mise à jour périodiquement pour refléterles changements opérés dans le cadre de nos pratiques de Données à Caractère Personnel. Helium Spider publiera une notification sur l’Intranet pour informer l’utilisateur de tout changement important à sa Politique de Protection des Données et précisera en haut de l’avis la date de la mise à jour. Si vous continuez à utiliser nos services après avoir été avisé de tels changements, cela signifie que vous reconnaissez avoir pris connaissance de ces changements et que vous acceptez d'être liés par les modalités de ces changements. Si nécessaire, Helium Spider demandera à l’utilisateur de renouveler son consentement à cette Politique de Protection des Données.
- Contact
Si l’utilisateur a des questions ou des commentaires relatifs à la Présente Politique de Protection des Données, s’il souhaite exercer ses droits ou mettre à jour les informations qu’Helium Spider détient à son sujet ou ses préférences, l’utilisateur est prié de contacter Helium Spider à privacy@heliumspider.be ou par écrit à Helium Spider, Avenue Herrman Debroux 54, 1160 Auderghem.